[Pkg-chromium-maint] 5 Trucos Útiles Para Excel

[Lic. Lilian de la Mora]

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5 TRUCOS MUY UTILES PARA MICROSOFT EXCEL

Hemos buscado cinco trucos poco conocidos para Excel, los que nos han
parecido más útiles e interesantes para sacarle más partido en el día a
día: compartir un XLS entre varios usuarios, usar formatos condicionales,
inmovilizar paneles, crear listas desplegables y aplicar el pegado
especial.

1. Trabajar en equipo con una misma hoja de cálculo
Escenario: una oficina, un disco compartido y varias personas que desean
editar un archivo XLS al mismo tiempo (al estilo Google Docs). El primero
que abra el archivo tendrá el control del mismo e imposibilitará la
edición por parte de los demás:



Para evitar que alguien vaya a tomar un café y deje la hoja de cálculo
bloqueada, es necesario compartir el libro. En Microsoft Office 2007 y
2010, ve a la pestaña Revisar y haz clic Compartir libro. En el cuadro de
diálogo, marca la casilla y haz clic en Aceptar. En la pestaña Uso
avanzado puedes definir el tamaño del historial de cambios o cómo
resolver conflictos.



2. No perder nunca de vista las celdas de referencia
Cuando te muevas por una hoja de gran tamaño, es muy posible que no
quieras perder de vista algunas celdas, como las del encabezado. La
función Inmovilizar paneles, disponible en el menú Ver o Vista, "congela"
las celdas que tú quieras para que siempre sean visibles.



Otra forma de conseguir lo mismo es a través de las vistas separadas.
Fíjate en las barras de desplazamiento: adyacentes a los botones con
flecha hay diminutos rectángulos. Arrástralos para crear una vista
independiente con todas las filas y columnas que necesites.



3. Decorar las celdas según su valor
Por muy sofisticada que sea, una hoja de cálculo sin colores será
ignorada vilmente. No, no nos referimos a pintar las celdas al azar, sino a
usar el color para facilitar la lectura de la hoja; puesta al servicio de
los datos, la estética juega un papel muy importante. Para ello, tu mejor
aliado es el menú de Formato condicional.



Las opciones de formato condicional decoran las celdas seleccionadas a
partir de los datos que contienen. Las escalas de color y los conjuntos de
iconos, por ejemplo, son perfectos para expresar la posición relativa de
una cantidad con respecto al total de las mismas. Son efectos atractivos y
fáciles de aplicar.



4. Crear una lista desplegable
Supón que estás llenando una hoja de cálculo con las notas de tus
alumnos. Para no tener que escribir las valoraciones para cada fila, ¿qué
mejor que una lista desplegable? Reducen los errores y son fáciles de
crear. Escribe los valores iniciales en un grupo de celdas, ve al menú
Datos y abre el panel de Validación de datos.



Elige "Lista" como criterio de validación, haz clic en el botón del campo
Origen y selecciona las celdas con los valores disponibles. Una vez que
aceptes, todas las celdas que hayas validado tendrán listo el menú
desplegable.



5. Las maravillas del pegado especial
¿Quieres más opciones a la hora de pegar valores? Copia unos datos, haz
clic derecho sobre una celda vacía y elige "Pegado especial". La potencia
de este cuadro diálogo es asombrosa, pues permite pegar únicamente lo que
interesa, como fórmulas o formatos, y llevar a cabo operaciones
aritméticas.



La casilla Saltar blancos evita que reemplaces valores con casillas en
blanco, mientras que Transponer efectúa una operación utilísima:
convertir filas en columnas y viceversa.





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